北京胸科医院资料档案外包托管服务竞争性谈判公告

1.采购单位：首都医科大学附属北京胸科医院项目地区：通州区北关

2.项目名称：北京胸科医院资料档案外包托管服务

3.预算资金49.51万元服务期限：365日历天

项目简要技术要求：为病案室、图书室、医学影像科、机构办存档资料实施托管存储服务及资料档案调阅服务，并对纸质资料档案进行妥善保管。

托管内容、预估量及年度预调阅量：

(1)、病历档案： 胸片A3档案箱（48*38*27cm），预估数量：550箱

门诊病案A4档案箱(41*33*27cm)，预估数量：100箱

病案A4档案箱(41*33*27cm)，预估数量：2600箱

(2)、图书资料：35000册 A4档案箱 预估数量4185箱

(3)、机构办资料：A4档案箱 预估数量190箱

(4)、医学影像科资料：部分胸片CT A3档案箱 预估数量700箱

病历档案调阅服务原件送达形式（普通）预估年度调阅量20次

医学影像科CT胸片调阅服务原件送达形式（普通）预估年度调阅量20次

机构办资料调阅服务原件送达形式（普通） 预估年度调阅量20次

图书资料调阅服务原件送达形式（普通） 预估年度调阅量50次

预估数量仅供参考以实际托运装车量为准。

4. 供应商报名资格条件要求：

（1）符合《中华人民共和国政府采购法》第二十二条之规定

1）具有独立承担民事责任的能力；

2）具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度；

3）具有履行合同所必需的设备和专业技术能力；

4）具有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录；

5）参加政府采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录；

6）法律、行政法规规定的其他条件；

（2）供应商能够提供全过程专业文档管理服务。营业执照经营范围包括档案存储整理、数据处理、查询调阅、安全销毁、档案数据信息管理服务。具有省级或直辖市国家保密局涉密乙级（含乙级）以上资质；取得档案数据信息管理服务有关的信息安全管理体系认证、ISO9001质量管理体系认证、环境管理体系认证、职业健康安全管理体系认证

对档案资料库房的要求

1、档案资料存储库房符合《档案馆建筑设计规范》要求，存储地点在采购单位所在地址周边30公里内。档案存储库房为自主产权的应提供土地使用证、房屋所有权证；储库房为租赁的应提供房屋租赁合同及相关产权证件租赁期限至少3年； 　

2、档案资料保管的库房取得竣工验收消防备案凭证、每年进行电气线路、消防设施检测；

3、库房面积及库存状况应满足院方存放量需求，具备不少于2个同等存储条件的仓库，每个仓库存储面积不低于3000㎡并应有可扩展性；

4、库房内的温度、湿度符合文档存放标准，对潮、水、高温以及虫、鼠等危害均有相关预防措施；

5、文档保管中心有仓库24小时的安保措施，门禁刷卡记录保存至少一年。对人员的出入有监控记录和预警；库房内应配有先进的防火消防系统，消防器材完备，并按设备要求定期检查更换；

对档案资料移交的要求

1、供应商应根据本项目的内容，在投标文件中明确提出档案作业流程、设备及人员配置、质量控制及差错防范措施、疑难问题处置方案等；

2、供应商须明确档案资料整理现场配备的硬件数量、软件和网络环境、安全、人员管理、建立质量保障体系的措施；

3、供应商须在投标文件中确定项目主管，说明主要参与人员的职责及任务。在项目完成前，所确定的人员上不允许更换，如更换须经院方同意；

4、供应商应按照项目需求提出相应的具体进度计划安排；

5、档案的搬运由供应商负责，搬运过程由院方人员监督；档案在离开院方办公地点后的安全由供应商承担。

对档案资料管理的要求

1、供应商需具备完善的档案管理制度和应急预案，以确保院方档案的安全存储和快速调阅，并提交院方备案；

2、院方有权对供应商存管档案的库房及档案安全防护措施进行定期现场检查，定期抽样检查档案，掌握档案保管情况，发现问题及时采取措施予以处理；

3、档案装载存放应有专业的档案存放密集柜或货架，确保档案存放的安全性及高效性。

4、档案箱应符合行业标准的优质的专业用箱，兼顾安全性和耐久性，适合文件的长期储存，可承受一定重量。保管期内档案箱等材料损耗均由供应商承担；

5、能提供现场实物档案调阅、远程实物档案调阅等调阅方式，必要时需根据院方要求及授权，以整箱或单卷档案形式送至院方指定地点；

6、紧急调阅应在当日送达；普通调阅当天15：00前发出的调阅要求，应在次日的10:00前送达；

7、应配备有专门递送人员及运输工具（自有车辆），负责提供档案的运输服务，含档案入库、调阅（本地）、撤回等涉及的物流运输。

保密要求

鉴于档案的保密特性，供应商在合同签订后需与院方签订保密协议，同时中标单位需与单位员工签订保密协议，对档案存储及运输过程中履行保密责任。

本项目应在合同签订后 50工作日内完成档案整理、移交和入库工作。

项目负责人具有档案专业资格证书；具有5年以上类似档案管理经验。项目负责人本人亲自报名。

（3）本次竞争性谈判不接受联合体供应商应在规定时间将密封的响应文件送达，逾期收到或不符合规定的响应文件恕不接受。届时请供应商的法定代表人或其授权代表出席。

5.报名时须携带的材料

供应商获取竞谈文件时须出示本单位营业执照、保密资质证书、档案库房相关证明文件、体系认证证书、项目负责人资格证书、近3个月社保缴费凭证、法定代表人授权书原件及被授权人身份证以上资料需提供复印件加盖公章1份留存并提供原件查验。获取地点：通州区北关大街9号院一区7号楼现场获取。

6.获取时间：2019年4月26日至4月30日下午16：00(双休日及法定节假日除外)

7.竞谈时间：2019年 5月7日 上午9：30

竞谈地点：通州区北关大街9号院一区7号楼二层会议室

8.项目联系人及电话：崔老师，010-89509177